אם אתם לא מספיקים לבצע משימות בזמן, מרגישים שהזמן נוזל לכם מבין האצבעות ובאופן כללי מרגישים מתוסכלים – אתם לא לבד. ניהול זמן יעיל אינו דבר פשוט, אולם באמצעות הכללים הבאים תוכלו לסגל לעצמכם ולעובדים נוהל עבודה מסודר, יעיל וחסכוני.
ניהול זמנים בעבודה: משימה מאתגרת אך אפשרית
לא פעם בעלי עסקים נתקלים בקושי אל מול העובדים, וזאת בשל ניצול זמנים לא יעיל אשר גורר הוצאות כספיות ולא פעם תסכול בכל הקשור לביצוע משימות בזמן. לרוב, מדובר במשימות אותם "גוררים" לאורך זמן וכתוצאה מכך נוצר עומס אשר מקשה על הניהול השוטף של העסק. כבעלי עסקים וכעובדים, חשוב לחתור באופן מתמיד לשיפור הפרודוקטיביות בעבודה באמצעות ניהול זמנים נכון, אותו ניתן לבצע באמצעות הכללים הבאים:
העברה של משימות לשירותי משרד אונליין
שירות משרד אונליין הוא תחום חדש יחסית אשר הולך ותופס תאוצה. מדובר בשירות במיקור חוץ אשר מאפשר לכם להעביר את המשימות השוטפות של המשרד לידיה של חברה חיצונית, בכדי להקל בעומס ולהתמקד במשימות החשובות באמת. באמצעות שירותי משרד אונליין תוכלו להעביר את משימות האדמיניסטרציה, ניהול חשבונות ועוד, בעלות כספית נוחה ועם שליטה מלאה מצדכם. ניתן לקבל מידע באתר משרד אונליין, כך שתוכלו גם אתם להצטרף לשירות.
תוכנה לניהול משימות
באמצעות הטמעה של תוכנה לניהול משימות תוכלו לקבל סוף סוף שליטה על המשימות אותן יש לבצע, באופן נגיש ואונליין. למעשה, מדובר במערכת משותפת לעובדים ולמעסיקים ובאמצעותה ניתן לבחון את קצב ביצוע המשימות, מהן המשימות הדחופות לאותו היום וכן לקבל פידבק. מדובר בדרך נהדרת לייעול זמנים, כמו גם הטמעה של תהליכים חשובים הנוגעים להפיכה של מקום העבודה לדיגיטלי, נגיש וברור.
סיכום יומי, שבועי וחודשי
חשוב מאוד לסגל בעבודה נוהל שבו כל עובד מחויב להעביר סיכום יומי, שבועי וחודשי, כך שניתן יהיה לעקוב בזמן אמת אחר ביצוע המשימות. מדובר בעשר דקות בלבד אותו כל עובד יכול להקדיש לצורך בחינה של המשימות שלו, ולאחר קבלת הסיכום ניתן לבצע תעדוף של משימות – בהתאם לרמת הדחיפות שלהן.
שעון נוכחות
לא פעם "מאבדים" שעות בשל הפסקות מרובות של העובדים או הגעה באיחור למקום העבודה. על כן, חשוב להטמיע נוהל של שעון נוכחות מול העובדים, כך שניתן לבחון מתי נלקחות הפסקות ובהתאם לכך לייעל את הזמנים. לא פעם אנו דוחים משימות בשעות "קשות" כמו שעות הצהריים, ולכן באמצעות שעון הנוכחות ניתן למדוד את תפוקת העובדים, מתוך חתירה למצוינות.
ישיבות קבועות
יש לתאם אחת ליום ישיבת צוות, עדיף בשעות הבוקר, לצורך חלוקה של משימות ומעבר על משימות שבוצעו או שעדיין ממתינות. באמצעות ישיבות אלו ניתן לעמוד בלוחות הזמנים, אותם הגדרתם מראש.
